Organizatorzy spotkań rodzinnych lub biznesowych wymyślając scenariusz imprezy często stoją przed różnymi dylematami i wyborami. Ważnym pytaniem, jakie stawia sobie każdy profesjonalny event manager czy wedding planner jest to, jak  sprawić by wydarzenie pozostawiło pozytywne wspomnienia wśród zaproszonych Gości.

Podsyłamy pięć kreatywnych pomysłów, które gwarantują miłe zaskoczenie i piękne wspomnienia wśród uczestników przyjęcia. 

Podstawą wszystkich spotkań jest dopasowane menu, w myśl zasady, że... gdy nie tańczymy, to jemy!

Lubimy jeść smaczne i odświętne jedzenie, lubimy widok bogatych i pięknie udekorowanych bufetów. Któż nie czuł się odrobinę szczęśliwszy po spędzeniu udanego popołudnia na niedzielnym brunchu?  
Sztuka kulinarna daje nam wiele możliwości, aby uzyskać efekt WOW podczas przyjęcia, a ograniczeniem jest tylko nasza wyobraźnia.

W dzisiejszych czasach cenimy wyroby własne i spersonalizowane prezenty. Wyrabiane w domu jedzenie przeżywa prawdziwy renesans - łakniemy tradycyjnie wędzonych mięs i ryb, odkrywamy na nowo moc kiszonek i niczym nie polepszanych potraw, szukamy tradycyjnych receptur bez chemicznych wspomagaczy. Chcemy, aby nasze jedzenie wprawiało nas w sielski nastrój, służyło naszemu zdrowiu i łączyło najlepsze tradycje z nowoczesnością. Nigdy wcześniej gotowanie nie było tak modne, a  przepisy dostępne jak w erze Internetu! Co powiesz na pomysł obdarowania swoich gości jakimś znakomitym specjałem z  dedykowanym podziękowaniem za udział w przedsięwzięciu?

Wymyślając scenariusz imprezy warto zdecydować się na jakiś spójny motyw, który potem znajdzie odzwierciedlenie w menu oraz wystroju sali bankietowej.  

Zastanów się nad formą ekspozycji jedzenia (dania serwowane, bufety, stacja live cooking, pokaz barmański, kolorystyka jedzenia czy kraj pochodzenia, etc), gdyż  to właśnie sprawi, że goście poczują zaciekawienie i radość płynącą z doznawanych ekscytujących wrażeń. A emocje budują wspomnienia, wiadomo!

Hitem ostatnich miesięcy jest dekorowanie w oryginalny sposób przekąsek i wyrobów cukierniczych. Sklepy ze sztuką cukierniczą, bo trudno te cudeńka czasem nazwa "ciastkiem", powstają jak grzyby po deszczu i to z możliwością zamówienia ich przesyłką nawet do innego miasta!

Bardzo ciekawy efekt uzyskacie używając na przykład zamszu w sprayu, lukru królewskiego, jadalnych kwiatów, barwników spożywczych do kolorowania mas cukrowych i czekolad czy jadalnych farb do malowania prawdziwych dzieł sztuki na ciastach i naleśnikach.

Zanim goście jednak dotrą do bufetów, widzą całokształt imprezy - chłoną atmosferę i rejestrują kluczowe elementy ustawienia sali i dekoracji wnętrza.

Często to właśnie detale powodują, że przyjęcie staje się wyjątkowe. Kwiaty, wazony, zastawa czy obrusy. Ciekawie rozplanowane światła i zapach. Pomyśl, czy zależy Ci na dekoracjach wielkogabarytowych czy raczej preferujesz styl minimalistyczny?

Świat inspiruje nas do bardziej ekologicznych rozwiązań i dekoracje możesz znaleźć nawet na swoim podwórku. Wystarczy ładna brzozowa gałąź podwieszona nad młodą parą, lampiony, łapacze snów, polne kwiaty czy mech na stole i to już może wyglądać klimatycznie i niecodziennie.

No dobrze, omówiliśmy planowanie menu, projektowanie wnętrza i agendy spotkania, a co z wdzięcznością wobec gości za obecność i wspólnie spędzony czas w ważnej dla ciebie chwili? Zachęcam cię do przekazania podziękowań w kreatywny i osobisty sposób, który wzruszy i zapadnie w pamięć innych na dłużej.

Regionalne miody i nalewki, lizaki dla najmłodszych, obłędnie pachnące mydełka, ciastka dekoracyjne (z waszymi imionami, datą wydarzenia, logo swojej firmy lub po prostu dekorowane według wybranego motywu) - wszystko to może stać się spersonalizowaną odsłoną twoich podziękowań za przybycie.

Ważnym punktem każdej imprezy, czy to wesela czy bankietu firmowego,  są atrakcje specjalne i różne aktywności, które oczarują gości i ich zintegrują.

Tutaj duże znaczenie stanowi budżet, jaki chcemy przeznaczyć na konkretną usługę. Taki przerywnik generuje najwyższy koszt w kosztorysie przyjęcia, trzeba jednak zaznaczyć, że nie zawsze wyższa cena gwarantuje lepszy występ. I o tym wie każdy profesjonalny organizator wydarzeń (zazwyczaj event manager, menadżer sali bankietowej lub wedding planner), który z uwagi na realizowanie wielu projektów ma doskonałą znajomość oferty i cenników artystów i poddostawców związanych z organizacją przyjęć. Warto zapytać taką osobę o rekomendację.

Pamiętaj, że nie forma aktywności, a jakość ma tutaj znaczenie. Niby powszedni pokaz magika czy taniec brzucha, a może przyjemnie zaskoczyć. Kluczem wyboru jest właśnie oryginalny program. Dużo artystów proponuje spersonalizowane występy, które są dostosowane do danego wydarzenia. Jeżeli uznasz, że twoi goście są bardzo spontanicznymi i otwartymi osobami, może sprawdzi się koncepcja wcześniejszego zaangażowania uczestników spotkania w przygotowanie krótkich występów artystycznych. Rozweselą, rozluźnią atmosferę, zaskoczą i zapewnią unikalne doświadczenie grupowe!

A gdyby tak zorganizować ściankę do robienia zdjęć w formie mini warsztatów, na przykład dekorowania ciasteczek lub babeczek?

Fotograf miałby możliwość uchwycić na zdjęciach świetną zabawę i współpracę między uczestnikami, a one wszystkie byłyby drukowane na miejscu i wklejane do Księgi Gości lub zabierane do domu, aby przyczepić na lodówkę? Oryginalny pomysł, ćwiczenia na kreatywność i komunikację oraz miłą pamiątka w jednym.

Sednem sprawy jest kreatywność i otwarty umysł, w dzisiejszym świecie mamy aż nadmiar przedmiotów do wykorzystania! Ciesz się swoją pomysłowością - baw się, łącz i wymyślaj.

 

Tekst powstał we współpracy z panią Martyną Sadowską, event managerem i wedding plannerem z doświadczeniem w czterogwiazdkowych hotelach sieciowych. Autorką profilu na instagramie "Sztuka do schrupania".