Sezon wiosenno-letni to czas wzmożonego zainteresowania organizacją spotkań rodzinnych i firmowych. Można się spodziewać, że po wielu miesiącach zimowego twardego lockdownu wiele osób będzie pragnęło wykorzystać sprzyjającą pogodę oraz złagodzenie obostrzeń do zorganizowania w bezpiecznej formule imprezy z udziałem rodziny, przyjaciół, pracowników czy klientów. 

To w maju rozpoczyna się sezon na kultowe spotkania przy grillu oraz spędzanie czasu na działce. To w maju odbywają się tradycyjne obiady rodzinne towarzyszące Pierwszej Komunii Świętej, a także startują matury.

To w końcu wakacje mogą stać się tym najodpowiedniejszym czasem do świętowania ważnych chwil takich jak osiemnaste urodziny, czterdziestka, zawarcie związku małżeńskiego czy zaplanowania spotkania integracyjnego dla zespołu, który przez  ostatni rok pracował w formule wirtualnej.

Lato to wspaniały czas do spędzania czasu na świeżym powietrzu, a któż nie kocha pikników, garden party czy aktywnej rekreacji - nad rzeką, w lesie, wspinając się w parku linowym, mknąc na rowerze czy grając w golfa? Przyjęcie weselne na świeżym powietrzu wśród zieleni to obecnie nie fanaberia, ale głos rozsądku! 

Niemniej nauczeni lekcją z poprzedniego roku, gdy to poluzowanie ograniczeń zaowocowało jesienią drugą falą pandemii, każdy z nas zdaje sobie sprawę, że warto zadbać o adekwatną ochronę siebie i swoich gości podczas jakichkolwiek spotkań na żywo. Bez względu na to, czy przyjęcie odbywa się w domu, w zaciszu własnego ogrodu czy w wynajętej przestrzeni warto praktykować bezpieczny styl bycia.

Wspólna odpowiedzialność

Niezwykle ważne jest, aby uświadomić sobie, że ciężar dbania o bezpieczeństwo spoczywa nie tylko na organizatorze czy właścicielu lokalu (np. hotel, restauracja), ale w równym stopniu na gościach. To bardzo ważne, aby uczestnicy z życzliwością zastosowali się  do reguł zwiększających bezpieczeństwo podczas spotkania grupowego, na przykład braku ogólnodostępnych bufetów, bezgotówkowego rozliczania, respektowania limitów dotyczących liczby gości czy stosowania płynów dezynfekujących.

Co ważne, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, co do własnego zdrowia, warto po prostu zrezygnować z udziału. Warto działać z wyobraźnią, analizować wstecz i w przód siebie pod kątem potencjalnych ryzyk zakażenia.

Bezpieczna przestrzeń eventowa

Menadżer  restauracji czy sali bankietowej  z całą pewnością może zadbać o stosowanie specjalistycznych technologii do zachowania czystości i sterylności przestrzeni eventowej. Najbardziej ekologiczną i najskuteczniejszą formą  usuwania wirusów grzybów, bakterii czy alergenów jest ozonowanie. Proces ozonowania trwa kilka godzin i wymaga gruntownego wywietrzenia pomieszczeń, zapewnia jednak 100% pewność na oczyszczenie przestrzeni z ryzykowanych drobnoustrojów. 

Alternatywą do ozonowania jest stosowanie lamp UV-C, których promienie nieodwracalnie dezaktywują wirusy i bakterie znajdujące się w zasięgu emitowanych przez lampę promieni.

Bardzo często obecnie klienci wybierają opcję cateringu z dowozem,  a ich przyjęcie wówczas odbywa się w osobistej przestrzeni takiej jak prywatne mieszkanie, dom z tarasem czy w ogrodzie.

Nowe zasady organizacji cateringu

Względy bezpieczeństwa sprawiły także, że zmienił się sposób organizacji cateringu podczas przyjęć. Otwarte bufety zastąpiono daniami serwowanymi na talerzu ze stacji kulinarnych zabezpieczonych kordonami. Wszelkie przekąski i napoje są porcjowane. Klienci polubili wszelkie formy boxów, czyli specjałów pakowanych w estetyczne pudełka, często uszczelniane próżniowo.

W sytuacji korzystania z jednorazowych naczyń lub  pudełek do bezpośredniej konsumpcji, klient może zdecydować czy chce zamówić opakowania plastikowe czy ekologiczne. Wszelkie dodatki takie jak przyprawy (sól, pieprz, oliwa, cukier, cynamon, miód, ketchup, dżemy, etc) powinny być udostępniane w opakowaniach konfekcjonowanych (jednorazowych saszetkach).

System kontroli bezpieczeństwa sanitarnego

O czym warto wspomnieć, funkcjonowanie jakichkolwiek zapleczy gastronomicznych od dawna jest poddawane rygorystycznym procedurom i kontrolom SANEPID czy HACCP. Dezynfekcji poddawane są pomieszczenia i urządzenia produkcyjne, naczynia, tekstylia, a nawet samochody dostawcze.

Sposób pracy firm gastronomicznych przeorganizowano w sposób, który pozwala pełnić dyżury pracownikom w systemie zmianowym, a obsada administracyjna pracuje włącznie zdalnie w wirtualnych grupach roboczych (np. finanse, kadry, marketing). Pracownicy pełniący dyżur w kuchni centralnej zabezpieczają się odpowiednim ubiorem z rękawiczkami, maseczką i osłoną na włosy.

Dbałość o szczegóły

Dobrym nawykiem stało się częste dezynfekowanie przez obsługę elementów często dotykanych takich jak klamka, włącznik światła, blaty stołów (obowiązkowe oznaczenia) i poręcze krzeseł, przyciski w windach czy bateria umywalkowa w przestrzeniach wspólnych. Wszyscy już także przywykliśmy do widoku stojących przy drzwiach pojemników z płynem dezynfekującym oraz ukrytego pod maseczką uśmiechu kelnerek i kelnerów.

Odpowiedzialny personel

W niektórych miejscach pracownicy firm cateringowych rozpoczynają tydzień pracy od testu na Covid-19 i/lub dzień od pomiaru temperatury ciała. W dużych centrach konferencyjnych uczestnicy eventu są obowiązkowo badani testem na Covid-19 przed wejściem do obiektu, np. hotelu.

Wirtualne spotkania

Branża spotkań firmowych bardzo szybko dostosowała się do wymagań sytuacji pandemicznej sięgając po najnowsze technologie ułatwiające komunikację oraz transmisję wydarzeń on-line. Komunikatory (Zoom, Teams), platformy do webinarów, media społecznościowe, studia do organizacji konferencji hybrydowych i platformy streamingowe stały się ważnym elementem środowiska pracy na każdym poziomie - zarządzania zespołem, sprzedaży i budowania relacji z klientami czy organizacji eventów na potrzeby prowadzonego biznesu.

Ten rok potwierdził, że konferencje wirtualne okazały się rozwiązaniem wystarczającym dobrym, aby zrealizować cele szkoleniowe, wizerunkowe czy biznesowe firm.  Można wręcz powiedzieć, że w pewnym stopniu proces organizacji konferencji uległ uproszczeniu, ponieważ koncentruje meeting plannerów na merytorycznym i wizerunkowym aspekcie wydarzenia, a mniej uwagi pochłaniają sprawy operacyjne takie jak rezerwacja noclegów, organizacja atrakcji specjalnych na miejscu (artystycznych, sportowych) oraz zaplanowanie wyżywienia dla grupy w sali restauracyjnej.

Popularność cateringu w pudełkach

Pod względem cateringu popularnym i funkcjonalnym rozwiązaniem stało się zamawianie z dostawą tzw. cateringu pudełkowego (lunch box, breakfast box, event box), czyli porcjowanych posiłków lub zestawów przekąsek na przerwę kawową pakowanych próżniowo, które otrzymują uczestnicy spotkania biznesowego. Przepięknie udekorowane i pomysłowo zapakowane cateringowe upominki nierzadko stanowią efekt WOW podczas spotkania firmowego.